CollaborationTools-01

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Con l’open source ed il “Software as a Service” (SaaS) qualità, rapidità ed efficacia …

Esempi funzionalità …

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CRUSCOTTO

Nel cruscotto viene presentata un’efficace sintesi delle informazioni di gestione dell'”ufficio virtuale”. Sono visualizzati gli elementi principali: le attività in corso, pianificate e scadute, gli eventi programmati, gli ultimi documenti inseriti o modificati, gli ultimi messaggi, commenti e conversazioni, le email e molto altro

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PROGETTI

I progetti consentono ai gruppi di lavoro di organizzare i loro dati e le loro attività, condividendo il tutto tra le persone. Ogni progetto può essere collegato a Clienti, altri progetti, prodotti, servizi, uffici, ecc. E’ possibile definire ogni progetto su diversi livelli (sotto-progetti). Un sistema di assegnazione di etichette e colori, ne agevola il riconoscimento visivo immediato. Ai progetti possono essere collegati oggetti di ognuno degli altri tipi: documenti, note, email, attività, web link, contatti, eventi ecc

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DOCUMENTI

Qualsiasi tipo di documento può essere archiviato, tenendo traccia della revisione e dello sviluppo storico delle modifiche. Ogni revisione può essere commentata e l’accesso è regolato attraverso permessi predefinibili e ogni utente può porre sulla propria scrivania il documento, riservandolo per la modifica ed impedendo così che altri colleghi lo possano modificare contemporaneamente. Testi e presentazioni possono essere direttamente inseriti e modificati senza l’uso di altri programmi esterni; in tutti gli altri casi il documento viene automaticamente aperto con il programma corrispondente. I documenti possono essere collegati a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, note, email, attività, web link, contatti, eventi ecc

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ATTIVITA’

E’ possibile tenere traccia di ogni attività, sotto-attività, “milestones” parte di un progetto o servizio. Il sistema provvede al rapido accesso raggruppando per stato (In corso, schedulata e completata), priorità, persona a cui è assegnata e molto altro ancora. Le attività possono essere raggruppate per “milestones”, permettendo di assegnare punti di verifica ed agevolando la gestione dei progetti. Inoltre è possibile notificare alle persone l’assegnazione di attività mettendo a disposizione tutte le informazione di ogni singola attività in un solo click. Le attività possono essere collegate a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, note, email, documenti, web link, contatti, eventi ecc

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NOTE E DISCUSSIONI

Le note sono un utile strumento per registrare e condividere commenti e conversazioni scritte. Sono utili per: tener traccia di conversazioni tenute nel e tra gruppi di lavoro o con terze parti esterne, verificare la soddisfazione dei Clienti, ecc. Una nota/discussione può essere inserita da qualsiasi utente autorizzato e il sistema tiene traccia del chi e quando e, se desiderato, notifica agli altri partecipanti l’inserimento del commento. Le note/discussioni possono essere collegate a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, documenti, email, attività, web link, contatti, eventi ecc

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TIME TRACKING

Nell’ambito di ogni progetto pewr le attivittà è possibile tener traccia del tempo dedicato alla loro esecuzione. Semplici “report” personalizzabili autonomamente consentono di ottenere dei riassunti del lavoro svolto con le ore totali, i periodi di tempo ed i progetti relativi.

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E-MAIL

Le email seguono lo schema tradizionale di gestione ed inoltre gli utenti hanno la possibilità di condividere e navigare sui messaggi attraverso collegamenti diretti con progetti ed ogni altro tipo di oggetto dell’ufficio (note, documenti, contatti, attività, ecc). Gli allegati alle email sono archiviati automaticamente come documenti. Le emails possono essere collegate a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, documenti, note, attività, web link, contatti, eventi ecc

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WEB LINKS

I link a siti e pagine web possono essere organizzati in raccoglitori comuni, assegnando tag e parole chiave per agevolarne la ricerca. I web links possono essere collegati a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, documenti, note, attività, emails, contatti, eventi ecc

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CONTATTI

Vengono gestite le informazioni relative ad organizzazioni e persone appartenenti ad esse. I contatti possono essere collegati a oggetti di ognuno degli altri tipi: progetti, documenti, note, attività, emails, web links, eventi ec

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SEARCH & FILTERS

Tutte le informazioni e gli oggetti possono essere ricercate attraverso un motore di ricerca interna, oppure utilizzando tag e parole chiave o progetti di appartenenza

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AGENDA

L’agenda consente la pianificazione di eventi, attività, meeting con una visione giornaliera, settimanale o mensile. Le agende possono essere condivise tra diverse persone in funzione dei permessi di accesso scelti. Anche quanto inserite nell’agenda attività ed eventi possono essere direttamente collegati a progetti, tag, note, documenti, contatti, email, web links, ecc

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AMMINISTRAZIONE UTENTI

Attraverso un semplice pannello è possibile creare e modificare utenti, a cui assegnare i permessi di accesso ed utilizzo di tutti gli strumenti dell'”ufficio virtuale”. Naturalmente gli utenti possono anche essere raggruppati, agevolando le operazioni.

 

Alcuni esempi ….

 


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