GestioneDocumenti-01

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Con l’open source ed il “Software as a Service” (SaaS) gestire i documenti elettronici diventa immediatamente possibile …

Esempi funzionalità …

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Condivisione, collaborazione e gestione

Possibilità di condividere e gestire documenti in modo distribuito nell’ufficio e con l’esterno attraverso un’organizzazione semplice ma estremamente potente ed automatizzata.

Utilizza il concetto familiare di documento e cartella per organizzare gli archivi in modo da riflettere le tipiche modalità di lavoro.

  • consente, a colleghi locali o in qualsiasi parte del mondo, di sapere della creazione e dell’aggiornamento di documenti, attraverso notifiche, email o link
  • ai documenti sono assegnabili tag e parole chiave attraverso cui accelerare la ricerca ed il reperimento durante le attività
  • le variazione dei documenti sono trattate attraverso la gestione della versione; il contenuto delle diverse versioni può essere comparato per evidenziare le differenze; funzioni di blocco/sblocco (checkin/checkout) consentono la prenotazione per la modifica di un documento, impedendo pericolosi accessi contemporanei in scrittura.
  • possibilità di impiego di “WebDAV” per l’importazione di documenti nell’archivio attraverso il trascinamento dell’icona
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Integrazione Microsoft Office

Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook:

  • Ricerca di documenti nell’archivio centrale
  • Apertura dall’archivio centrale e salvataggio diretto delle modifiche senza operazioni aggiuntive
  • Archiviazione automatica delle proprietà di un documento nell’archivio centrale
  • salvataggio delle email Outlook e dei loro allegati nell’archivio centrale
  • invio di documenti dell’archivio centrale attraverso email
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Sicurezza dell’accesso 

  • gli utenti sono assegnati a gruppi e ruoli attraverso cui definire le politiche di accesso ai documenti ed alle cartelle
  • definizione granulare dei permessi di accesso in creazione, lettura, modifica
  • cartelle pubbliche su cui pubblicare documenti condivisi di uso generale, potendone comunque bloccare l’accesso a gruppi di utenti in caso di necessità
  • integrazione con Microsoft® Active Directory ed LDAP per un controllo accessi consistente
  • tutti gli accessi avvengono in forma cifrata attraverso SSL
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Configurazione del proprio logo

Possibilità di configurare l’interfaccia utente con il proprio logo.

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Ricerca e Preview

  • preview online dei documenti anche senza avere installato sul proprio pc il software relativo al tipo di documento
  • navigazione e zoom del contenuto del documento
  • ricerca in “full-text” utilizzando cioè parole chiave contenute nel testo dei documenti
  • ricerca attraverso dati strutturati definiti per il tipo di documento (es. titolo, codice, n. fattura, ecc)
  • ricerche complesse anche attraverso informazioni dell’autore del documento, dello stato di workflow e di modifica del documento
  • ricerche archiviabili con una comoda descrizione, per poter poi essere reimpiegate in altri momenti
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Scanning e Cattura dei documenti cartacei

I documenti cartacei possono essere acquisiti ed archiviati, consentendone l’utilizzo nei processi aziendalii insieme agli altri documenti di origine elettronica; a tal scopo sono integrati alcuni dei più conosciuti e validi componenti per questo uso:

  • per l’acquisizione e la cattura Kofax® Capture and CAPSYS® Capture
  • creazione di cartelle per l’importazione dei documenti e delle loro informazioni da dispositivi ed applicazioni preesistenti come server fax, scanner, ecc
  • indirizzamento automatico dei documenti e gestione dell’approvazione attraverso workflows
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Workflow e notifiche

  • generazione automatica di nuove cartelle con l’impiego di modelli predefiniti
  • gestione dello stato dei documenti attraverso il workflow
  • utilizzo di operazioni automatiche sui documenti (triggers) al verificarsi di condizioni predeterminate o dello stato
  • esecuzione di operazioni schedulate nel tempo su documenti o classi di documenti
  • possibilità di assegnazione dei workflows sulla base dei gruppi o dei ruoli dell’utente
  • generatore integrato dei report di workflow per le operazioni di auditing e controllo
  • possibilità di definire ed eseguire più workflows in “catena”, attraverso semplici operazioni di copia e incolla
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Auditing dei documenti

  • visualizzazione completa delle revisioni e della loro comparazione
  • archiviazione e gestione dei commenti associabili ad ogni documento
  • generazione di report riportanti le azioni e le attività degli utenti
  • blocco permanente di documenti per preservarne il loro stato
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Strumenti per il desktop

Una serie di strumenti che operano direttamente del desktop del proprio pc (Ms Windows, Mac OS, Linux): 

  • possibilità di trascinare (drag&drop) l’icona del documento dal desktop direttamente nell’archivio centrale
  • possibilità di aggiungere o modificare proprietà del documento direttamente dal desktop
  • ricerca di documenti nell’archivio centrale
  • visualizzazione dal desktop di tutte le attività svolte sui documenti
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Integrazione ed interoperabilità  

  • integrazione a web services esterni attraverso il protocollo SOAP
  • utilizzo dell’interfaccia “OpenSearch” per l’integrazione con altre applicazioni esterne

Alcuni esempi ….