L’applicazione della fatturazione elettronica a norma di legge è oggi ancora marginale in Italia, anche per il protrarsi della mancanza del Decreto Attuativo dell’obbligo nei confronti della Pubblica Amministrazione. Per contro sono in continua espansione la conservazione sostitutiva delle fatture o di altri documenti contabili (attuata oggi da circa 3.000 imprese) e la trasmissione elettronica di fatture e altri documenti del ciclo dell’ordine attraverso sistemi EDI (circa 8.000 imprese) o con altri sistemi di interscambio documentale (circa 50.000 imprese).
Una ricerca del Politecnico di Milano ha indagato ultimamente sui motivi della mancata adozione delle soluzioni di fatturazione elettronica, dematerializzazione e integrazione del ciclo dell’ordine, analizzando approfonditamente le barriere indicate da numerose Organizzazioni italiane (www.osservatori.net)
Dalla ricerca risulta che le ragioni sono eterogenee, ma essenzialmente riconducibili a 5 principali categorie:
l’impegno dell’investrimento nel “change management”
la scarsa percezione dei benefici conseguibili
la percezione di poca chiarezza nella normativa
la paura che gli investimenti da sostenere siano eccessivi
il timore di non disporre delle competenze necessarie
La gestione del cambiamento appare come il principale ostacolo, in quanto affrontare i cambiamenti culturali, organizzativi e dei processi risulta inevitabilmente complesso, generando la convinzione che il cambiamento sia troppo oneroso.
Il secondo ostacolo è costituito dalla difficile comprensione dei benefici ottenibili dalla dematerializzazione. Tuttavia occorre sottolineare come la maggior parte delle aziende abbia per contro dichiarato di non aver ancora effettuato nessuna valutazione dettagliata, evidenziando quindi un’effettiva assenza di informazione e metodo.
La poca chiarezza della normativa, indicata da un numero significativo di organizzazioni, in realtà deve essere interpretata come il timore nei confronti di un quadro normativo in costante evoluzione, il quale genera atteggiamenti di attesa e prudenza.
La percezione degli ostacoli nell’adozione è sostanzialmente simile per i progetti di conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica e integrazione del ciclo dell’ordine, ma con due differenze principali:
la fatturazione elettronica viene percepita come un progetto da considerare nel medio-lungo periodo
la principale barriera all’Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento è costituita dalla scarsa percezione dei benefici, che in un progetto di integrazione sono molto rilevanti ma anche più difficili da valutare
Conservazione sostitutiva per un volume di 160000 fatture all’anno ; un portale per la ricerca e la visualizzazione. E’ in corso un progetto di integrazione con i fornitori.
Il Gruppo Megamark, grazie a oltre 300 supermercati diretti e affiliati presenti in Puglia, Campania, Molise, Basilicata e Calabria, è leader nel Sud Italia della distribuzione organizzata.
Nel 2007 l’Amministrazione del Gruppo Megamark, al fine di migliorare la gestione dei documenti (a causa dei volumi e della loro distribuzione in 4 sedi locali del Gruppo) e per ridurre i rischi di deterioramento del supporto cartaceo, ha deciso di avviare un progetto di conservazione sostitutiva. Il Gruppo Megamark si è quindi dotato di una soluzione che consente di emettere le 160000 fatture che la capogruppo invia annualmente alle consociate in formato elettronico, ponendole quindi in conservazione sostitutiva e consentendone il reperimento attraverso un portale al quale possono accedere i clienti e il personale amministrativo dell’azienda. In conservazione costitutiva sono inoltre poste anche tutte le scritture contabili e le fatture passive.
I buoni risultati ottenuti ed una maggiore comprensione dei benefici ha ultimamente spinto il Gruppo ad avviare un nuovo progetto per l’integrazione con i fornitori.
Il gruppo europeo, produttore di carta, scambia fatture con la Grande Distribuzione Organizzata tramite EDI.
Il Gruppo Sofidel oggi è il quarto gruppo europeo, ed il quinto nel mondo, nel settore della “carta tissue”, destinata ai prodotti per la cucina, il bagno e l’igiene personale. Sofidel ha presenza produttiva e di commercializzazione in Spagna, Germania, Francia, Inghilterra, Polonia, Turchia, Grecia e Croazia. La capacità produttiva globale è di circa 700.000 tonnellate annue, di cui circa il 35-40 % in Italia.
Sofidel gestisce autonomamente dall’Italia, tutti i sistemi informativi del Gruppo. Già dagli anni 90 l’azienda ha attivato lo scambio EDI per soddisfare le richieste dei suoi clienti, sino ad arrivare oggi anche a logiche di delega nella gestione del magazzino, al ricevimento automatico del 50% degli ordini ed alla distribuzione in EDI del 33% delle fatture attive.
In Spagna, il primo paese in cui Sofidel ha avviato, tre anni fa, la fatturazione elettronica, i flussi EDI vengono indirizzati al provider, che appone una firma elettronica e si occupa anche di effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti. L’obiettivo futuro di Sofidel è lo scambio elettronico delle fatture intragruppo. Dal 2010 Sofidel effettua la conservazione sostitutiva dei libri contabili e il prossimo passo sarà la fatturazione elettronica italiana.
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Il secondo ostacolo è costituito dalla difficile comprensione dei benefici ottenibili dalla dematerializzazione. Tuttavia occorre sottolineare come la maggior parte delle aziende abbia per contro dichiarato di non aver ancora effettuato nessuna valutazione dettagliata, evidenziando quindi un’effettiva assenza di informazione e metodo.
emettere le 160000 fatture che la capogruppo invia annualmente alle consociate in formato elettronico, ponendole quindi in conservazione sostitutiva e consentendone il reperimento attraverso un portale al quale possono accedere i clienti e il personale amministrativo dell’azienda. In conservazione costitutiva sono inoltre poste anche tutte le scritture contabili e le fatture passive.
In Spagna, il primo paese in cui Sofidel ha avviato, tre anni fa, la fatturazione elettronica, i flussi EDI vengono indirizzati al provider, che appone una firma elettronica e si occupa anche di effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti. L’obiettivo futuro di Sofidel è lo scambio elettronico delle fatture intragruppo. Dal 2010 Sofidel effettua la conservazione sostitutiva dei libri contabili e il prossimo passo sarà la fatturazione elettronica italiana.
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